Transformarea digitala poate creste
 eficienta proceselor de pana la 25 de ori

România este pe ultimul loc în UE la capitolul digitalizare, conform ultimului raport DESI (Digital Economy and Society Index) realizat de Comisia Europeană. Integrarea platformelor digitale este vitală, iar companiile care au înțeles acest lucru au de câștigat pe termen lung.

Digitalizarea proceselor de lucru crește productivitatea și chiar îmbunătățește relațiile interpersonale din companie. Prin simplul fapt că preia din sarcinile repetitive, tehnologia le oferă angajaților posibilitatea de a se concentra pe alte sarcini, mai creative și generatoare de soluții.

Pentru o companie care în fiecare noapte emite 4000 de facturi la nivelul țării, digitalizarea lor a fost soluția ideală. În acest context Elit, una dintre cele mai importante companii de pe piața de produse din carne și mezeluri din România, a apelat la servicii specializate pentru a porni digitalizarea sarcinilor de lucru.

Sarcinile repetitive lăsate în seama algoritmilor

Evidența facturilor a fost mult timp efectuată manual de angajați care apelau la soluții de arhivare clasice, pe hârtie. Modul acesta de lucru producea întârzieri de până la două săptămâni.

Din momentul în care a fost implementată platforma de content management, care funcționează precum o arhivă electronică centralizată pe termen lung și foarte lung, au fost înlocuite definitiv arhivele clasice greu de gestionat. Astfel, documentele se află la dispoziția oricărui departament care are nevoie rapid de informațiile respective.

Digitalizarea înseamnă mai multă flexibilitate pentru angajați

Dacă în trecut era nevoie de 3 persoane care să urmărească debitul facturilor și să țină această evidență pe hârtie, în prezent, munca acestora s-a diversificat. Li s-a creat oportunitatea de a realiza și alte task-uri importante, precum supravegherea întregului proces de tranzit al facturilor, care a dus la îmbunătățirea relației de comunicare cu agenții de teren.

Platforma de content management adoptată permite digitalizarea a sute de facturi simultan, indexarea și căutarea cu doar câteva click-uri în documente de tip PDF sau imagine și arhivarea în cloud sau pe server local.
Șeful departamentului de IT din cadrul companiei observă cât de mult s-a îmbunătățit procesul de lucru:

„Avantajul e că avem în arhiva electronică facturile returnate cu ștampilă și semnătură, le putem verifica oricând. Dacă un client ne cere vreo factură nu mai este necesar sa căutăm factura în arhiva fizică, putem căuta direct în DocuWare, acesta este marele avantaj.” (Adrian Cojocariu)

În România doar 19% dintre business-uri sunt digitalizate, dintre care doar 4% folosesc facturi digitale. Totuși, cele care lucrează cu astfel de soluții identifică o serie de beneficii:
•Timpul alocat se reduce semnificativ;
•De 25 de ori mai puține facturi nereturnate;
•De 150 de ori mai puține facturi lipsă;
•De 3 ori mai puține resurse umane alocate verificării facturilor;
•Mai multe departamente pot apela la documente atunci când este necesar;
•Angajații devin mai responsabili;
•Relațiile cu clienții se îmbunătățesc considerabil.
Beneficiarul soluției implementate de Beck et al. Services a fost Elit, una dintre cele mai importante companii de pe piața de produse din carne și mezeluri din România, cu o experiență de peste 14 ani în acest domeniu.

Întreg studiul de caz, care descrie pe larg procesul de digitalizare al facturilor, al arhivării lor și cum a decurs implementarea platformei, poate fi descărcat de aici: https://drive.google.com/open?id=1nyLflCS-7agrgUie7q_7n6NUk03HLiTf

De asemenea, întregul proces de îmbunătățire al timpilor de lucru poate fi urmărit cu ușurință în acest infografic: https://drive.google.com/open?id=1YIQNMEhBv4DFS1q5rNp-VS2aARlrGzM2

Sursa: Amos News